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关于印发《安徽师范大学本科生档案管理办法(试行)》的通知
时间:2017-08-31  添加者:左方敏  审核者:左方敏  点击:1310

各部门、各单位:

  《安徽师范大学本科生档案管理办法(试行)》业经学校研究通过,现印发给你们,请遵照执行。

  特此通知。

 

                               安徽师范大学

2017820


 

安徽师范大学本科生档案

管理办法(试行)

第一章 总 则

第一条 为加强学生档案管理工作,充分发挥学生档案在学生教育、管理和服务中的作用,实现学生档案管理的标准化、规范化、科学化、信息化,根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》和《安徽师范大学档案管理办法》,结合我校实际,制订本办法。

第二条 学生档案是反映学生个人经历和德、智、体、美、劳等各方面表现的文件材料,是学生成长过程的历史记录,是国家人事(组织)管理部门、用人单位了解毕业学生学习、工作、生活、成长情况的客观依据。

  学生档案管理是指学校对学生档案材料的收集、整理、归()档、保管、利用、转递等相关管理工作。

第三条 学校在学生工作处设立学生档案管理办公室(以下简称“档案室”),负责学生档案管理工作。学院视情况逐步配备学生档案管理人员,学生档案的过程性管理由学生辅导员负责。

第四条 学生档案实行校院两级管理,学校集中保管。学生工作处负责管理全日制普通本科生档案,负责落实国家和学校档案管理规定,建立学生档案管理规范,集中保管全校学生档案;学院根据学校学生档案管理相关制度,完善学生档案管理制度,负责学生档案生成的过程性管理,包括搜集、整理、归档等。

第二章 档案的收集与整理

第五条 学生档案应及时收集、整理,不断充实完善,一般应包含以下材料:

(一)入学前材料:包括高中学籍卡(表)、高中毕业生登记表、高考报名登记表、高考体检表、入团(入党)申请书及志愿书等材料。

(二)学籍材料:包括结业、肄业、退学、休学、转学、保留入学资格、复学等变更材料。

(三)学习材料:包括学习成绩登记表、毕业论文、授予学位决定等材料。

(四)鉴定材料:包括学年鉴定表、实习鉴定表、社会实践鉴定表、素质综合测评登记表等材料。

(五)登记材料:包括报到证、毕业生登记表、教师资格申请登记表等材料。

  (六)处分材料:包括在校期间违反校纪校规、触犯国家法律法规等材料。

  (七)奖励材料:包括在校期间获得校级以上表彰奖励的有关审批表等材料。

(八)组织材料:入团、入党的申请书、入党积极分子教育考察登记表、思想汇报、发展党员综合性政审材料、党员转正申请书、入团、入党志愿书等。

(九)体检材料:包括入学体检表、毕业生体检表等材料。

(十)出国(出境)材料:包括因公()出国(出境)审查表、备案表,在国()外学习、进修情况或鉴定等材料。

(十一)其他具有保存价值、应予归档的学生个人材料

第三章 档案的归档和移交

第六条 学院负责接收本学院新生档案,并进行审核。发现弄虚作假的,应及时向学校有关部门报告;发现档案材料不齐全的,应及时向该生源所在学校催调补齐。确因客观原因无法补齐的,应在该生档案目录上做出标注,并在档案移交时进行说明。

第七条 新生资格审查完毕后,学院对新生档案进行初步整理、归档,待新生正式取得学籍后,集中移交到档案室。档案室按学生学籍情况统一立卷归档、集中规范管理。

第八条 当年未报到入学的新生,其档案由学院转退至生源所在地招生部门或其毕业高中。

第九条 学院应将学生在校期间形成的档案材料定期集中移交档案室,并在档案室指导下及时整理、立卷、归档。 

第十条 归档材料应当真实完整,文字清晰。凡规定需由单位审查盖章的,应当加盖单位公章。凡审查结论、处分决定或意见等按规定要同本人见面的材料,应当有本人签字。

第十一条 归档材料应当是原件,使用规范的办公用纸,文字须是铅印、胶印或用黑色墨水书写,不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水、纯蓝墨水和复写纸书写。

第十二条 学生档案移交时,应填写《档案材料移交单》,由交接双方经办人当面检查验收,经核对无误后履行签字手续。移交单填写一式两份,交接双方各执一份。

第十三条 学生档案材料一经归档不得撤回或更改内容。确因工作错误需要撤回或更改内容的,按规定程序批准同意后执行。学生或辅导员出具书面申请并填写《安徽师范大学学生档案材料撤回或更换审批表》,经学院研究同意后,送档案室核实、核查。经学生工作处批准后,由档案管理人员执行。被撤回或更换的原始材料留存档案室备查。

第四章 档案的使用

第十四条 非公务需要不得查阅学生档案。校内工作人员因工作需要查阅学生档案,须填写《学生档案查阅审批表》,由学生工作处负责人审批后查阅;校外有关人员因工作需要查阅学生档案,须持单位介绍信和有关身份证明,查阅学生档案。查阅档案应在档案管理人员在场,不得带离阅档室。查阅完毕后,档案管理人员应当认真清点、核对档案材料。

第十五条 学生档案一般不予借阅。确因工作需要必须借阅的,应当填写《学生档案借阅审批表》,由学生工作处负责人审批后借阅。

借阅时间一般不得超过1周。档案归还时,档案管理人员应根据档案目录,认真核对、清点档案材料。

第十六条 ()阅学生档案时,应当严格遵守保密制度和阅档规定,不得涂改、勾画、标记、抽出、撤换、销毁档案材料。未经批准不得擅自摘记、拍摄、复制档案内容。

第十七条 学生本人和直系亲属不得查阅学生个人档案。确有特殊原因(如毕业联系工作、办理出国(出境)手续等)需要复制有关本人档案材料,应当由学生本人提出书面申请,说明需要何种证明材料和使用意图,经学院负责人批准后,由档案管理人员按规定办理。

  由他人代办的,还需出具书面委托和代办人身份证明,方可按规定办理。

第五章 档案的转递

第十八条 学生毕业、结业、转学、肄业、退学、开除学籍、死亡等学籍变动发生后,学生学籍管理部门应当及时将学生学籍变更情况通知档案室,档案室应当及时按照规定做好学生档案的整理和转递等工作。

第十九条 毕业生、结业生档案的转递,由档案室根据当年的报到证信息进行转递。

第二十条 转学的学生,其档案由档案室根据《普通高等学校学生转学备案表》标注的信息进行转递。

第二十一条 肄业、退学、开除学籍的学生,其档案由档案室转递至学生户口所在地人事管理部门。

第二十二条 因故失踪、死亡的学生,其档案由档案室由学生家长领回或移交至学校档案馆保管。

第二十三条 学生档案向校外转递必须使用统一印制的专用档案袋,经密封后通过具备档案邮寄资质的单位转递。学生档案一般不得交由本人自带。

第六章 档案的管理与建设

第二十四条 学校为档案提供专用的、符合档案管理要求的档案库房,库房面积应满足当前和今后档案工作发展需要。

第二十五条 做好档案保护工作,建立健全库房管理和检查制度,实行专人负责,严格按照防强光、防潮、防高温、 防水、防火、防盗、防尘、防虫、防鼠等“九防”要求管理库房,并配备必要设施设备。

第二十六条 加快推进数字档案建设,以档案目录数字化为基础,以档案全面数字化为方向,切实推进档案存储数字化,并做好数字存储设备的保管和利用。

第二十七条 学校设立档案专项经费并纳入学校预算,档案经费用于档案的管理、建设和发展。学院档案管理经费由学院从学校划拨的经费中统筹设立。

第二十八条 在每年毕业生派遣前和新生入学后的3个月内,集中部置落实有关毕业生档案转递和新生档案整理、复查、建档等各项工作,及时发现和纠正学生档案管理中存在的问题。

第二十九条 凡有违反有关档案管理规定、在工作中存在失职、渎职行为,造成学生档案缺损、遗失、更改、更换、泄密等危害和损失的,学校将按照规定严肃查处;情节恶劣、后果严重构成犯罪的,移送公安、司法部门追究当事人的法律责任。

第三十条 本办法适用于全校全日制普通本科生档案管理。

第三十一条 本办法自发布之日起试行,由学生工作处负责解释。